【行政書士が解説】相手との信頼関係を壊さない契約書変更交渉術
相手との信頼関係を壊さない
契約書変更交渉術
契約書のドラフトが相手から届いた時、内容に納得がいかない箇所があったとしても、感情的に反論するのは避けたいものです。
なぜなら、今後の取引にも影響を及ぼしかねないからです。
本記事では、相手との信頼関係を壊さずに、契約書の内容を修正するための交渉術について解説します。
1. 契約書の問題点を整理する
まずは、契約書全体を注意深く読み込み、修正すべき箇所を明確にします。
条文ごとに問題点を整理し、修正案と修正理由を具体的にまとめましょう。
この際、以下の点に注意すると、よりスムーズに交渉を進めることができます。
- 条文番号を明記する:
どの条文について修正を求めるのかを明確に伝えましょう。 - 客観的な事実と法的根拠を示す:
感情的な言葉は避け、客観的な事実や法的根拠に基づいて説明しましょう。 - 代替案を提示する:
修正を求めるだけでなく、代替案を示すことで、相手も検討しやすくなります。
2. 交渉の準備をする
次に、交渉の準備をします。
交渉の目的と優先順位を明確にし、相手の立場や考え方を事前に想定しておきましょう。
また、交渉で使用する資料や根拠となる情報も準備しておくと、交渉を有利に進めることができます。
3. 交渉の場を設ける
メールや電話だけでなく、直接会って交渉する機会を設けることも有効です。
直接会うことで、相手の表情や反応を見ながら、より柔軟な交渉ができます。
4. 交渉のポイント
交渉では、以下の点に注意することで、相手との信頼関係を維持しながら、合意形成を目指すことができます。
- 相手の意見を尊重する:
まずは相手の意見をよく聞き、理解しようとする姿勢を見せましょう。 - 冷静かつ丁寧に説明する:
感情的にならず、冷静かつ丁寧に修正理由を説明しましょう。 - 譲歩する姿勢を見せる:
全ての要求を押し通すのではなく、譲歩できる点も検討しましょう。 - 合意内容を書面に残す:
口頭での合意だけでなく、合意内容を書面に残すことで、後々のトラブルを防ぎます。
5. 交渉後のフォロー
交渉後も、相手との良好な関係を維持するために、丁寧なフォローを心がけましょう。
合意内容に基づき、速やかに契約書を修正し、相手に送付します。
契約書変更交渉の事例
契約書変更交渉の事例を紹介します。
事例1
- クライアント: IT企業
- 契約相手: システム開発会社
- 問題点: 契約書の損害賠償条項が、クライアントに不利な内容になっていた
- 交渉結果: 損害賠償額の上限を引き下げ、両社に公平な内容に修正
事例2
- クライアント: 不動産会社
- 契約相手: 建築会社
- 問題点: 契約書の工期に関する条項が、曖昧で不明確だった
- 交渉結果: 具体的な工期と遅延した場合の対応を明記
これらの事例のように、契約書の問題点を明確にし、適切な交渉を行うことで、クライアントの権利を守り、かつ相手との信頼関係を維持することができます。
まとめ
契約書変更交渉は、相手との信頼関係を維持しながら、自社の権利を守るための重要なプロセスです。
本記事で解説した交渉術を参考に、冷静かつ丁寧に交渉を進め、合意形成を目指しましょう。
もし、契約書の作成や変更交渉についてお困りのことがございましたら、お気軽に当事務所にご相談ください。
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